Rhannu Data Personol gyda Taith

Fel rhan o’ch prosiect Taith Llwybr 2, bydd angen i chi ddarparu tystiolaeth o wariant, gan fod eich grant yn seiliedig ar gostau gwirioneddol yn hytrach na chostau uned.

*Os hoffech drosglwyddo cyllideb o Reoli a Gweithredu Prosiect neu Ledaenu i Gostau Symudedd, cysylltwch â’ch cyswllt sector Taith i gadarnhau’r dystiolaeth a fydd ei hangen i gefnogi’r gwariant.

Gall enghreifftiau o dystiolaeth y gellir ei defnyddio i ddangos eich gwariant gynnwys:

Costau staff  

• Contract cyflogaeth
• Ffurflen hawliad wedi’i phrosesu os yw’r taliad ar gyfer staff oriau achlysurol/amrywiol sy’n cael eu talu’n fisol am yr oriau gwirioneddol a weithiwyd
• Amserlenni lle nad yw staff yn gweithio 100% ar y prosiect
• Rhestrau o drafodion sy’n dangos taliadau i staff wedi’u cyflogi ar y grant

Rheoli Prosiect, Lledaenu a Chyfieithu  

• Contract (os yn berthnasol)
• Archeb brynu a gymeradwywyd
• Derbynneb nwyddau
• Anfoneb
• Cofnod o’r gost ar y system gyllid (tystiolaeth drwy’r rhestr o drafodion)
• Cadarnhad o archeb, yn enwedig pan fydd wedi’i harchebu ar-lein
• Tocynnau trên, tocynnau awyren a llong, cadarnhad o westai i ddangos tystiolaeth bod y daith wedi digwydd

(O lawlyfr gweithredol Taith)

Oni bai bod cais penodol yn cael ei wneud, golygwch unrhyw ddata personol sensitif sydd wedi’i gynnwys yn eich dogfennau (h.y., cyfeiriad llawn, rhif Yswiriant Gwladol, rhif dogfen adnabod, manylion banc, gwybodaeth feddygol) cyn eu huwchlwytho i’ch ffolder Costau Gwirioneddol.

Mae rhagor o wybodaeth am sut rydym yn prosesu ac yn defnyddio eich data personol i’w eld yn ein Polisi Preifatrwydd.

Os rhoddir cyllid ychwanegol i chi, bydd angen i chi ddarparu tystiolaeth o wariant, gan fod hyn yn seiliedig ar gostau gwirioneddol yn hytrach na chostau fesul uned.

Cyfeiriwch at y canllawiau isod ynghylch sut i ddarparu tystiolaeth o’r gwariant ar eich cyllid ychwanegol.

• Anfonebau a/neu dderbynebau o’r costau cysylltiedig a gafwyd, gan nodi enw a chyfeiriad y corff sy’n cyhoeddi’r anfoneb a/neu dderbynneb, y swm a’r arian cyfred, y dyddiad, ac mewn perthynas â theithio, y llwybr a ddefnyddiwyd a’r dyddiad teithio.
• Bydd yn rhaid darparu a chadw tystiolaeth mewn perthynas â’r cyfranogwr o ran ADY, anableddau a difreintiedig, gan nodi eu dynodwr cyfranogwr unigryw (nid eu henw) ar y dogfennau.
• Ar gyfer unrhyw gostau ychwanegol, bydd angen tystiolaeth o werth am arian. Byddai hyn yn cymryd ffurf dyfynbrisiau ysgrifenedig ar gyfer eitemau sy’n fwy na £20 neu gymhariaeth o gost nwyddau neu wasanaethau tebyg os yw’n llai na’r gwerth hwn.
• Gallwn ni hefyd ofyn am unrhyw ddogfen arall rydym ni’n ei hystyried yn berthnasol, a bydd yn ffurfio rhan o’r llwybr archwilio, i ddilysu costau a gweithgareddau. Gallai hyn gynnwys brasamcanion neu ddyfynbrisiau fel tystiolaeth o gyfiawnhad o’r cyllid y gofynnir amdano.
• Pan ofynnir am dystiolaeth o gostau gwirioneddol, rhaid i chi uwchlwytho’r wybodaeth hon i Jotform. Os na ddarperir tystiolaeth, gall Taith adennill y cyllid nad oes tystiolaeth wedi’i ddarparu ar ei gyfer, yn unol ag Atodlen 1 – Proses Amserlen Dalu.
• Dylid cadw cofnodion prosiect ac ariannol, anfonebau a/neu dderbynebau yn eu fformat gwreiddiol, boed yn gopïau electronig neu galed, a chadw’r holl gofnodion am o leiaf ddeuddeng mlynedd yn achos archwiliadau ychwanegol. Bydd hyn yn cynnwys cofnodion sy’n cael eu dal gan is-gontractwyr neu aelodau consortiwm.

Nid yw datganiad cerdyn credyd yn dystiolaeth dderbyniol oherwydd nad ydynt yn dangos beth mae’r hyn a brynwyd yn berthnasol iddo.

Rhaid i’r holl dderbynebau (gan gynnwys derbynebau electronig) gynnwys cost yr eitem, y cyflenwr, y dyddiad, yr arian cyfred a’r rhif TAW (lle bo’n berthnasol).

Oni bai bod cais penodol yn cael ei wneud, golygwch unrhyw ddata personol sensitif sydd wedi’i gynnwys yn eich dogfennau (h.y., enw’r cyfranogwr, cyfeiriad llawn, rhif Yswiriant Gwladol, rhif dogfen adnabod, manylion banc, gwybodaeth feddygol) cyn eu huwchlwytho i’ch ffolder Costau Gwirioneddol.

Mae rhagor o wybodaeth am sut rydym yn prosesu ac yn defnyddio eich data personol i’w gweld yn ein Polisi Preifatrwydd.